La plupart du temps, les directions reprennent juste les dispositions légales pour organiser le contenu de la BDESE. Pour mémoire, une Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales doit être mise en place dans toutes les entreprises d’au moins 50 salariés dotées d’un CSE (article L. 2312-18 du Code du travail).
Alors qu’elle est censée être utile aux membres du CSE, ceux-ci utilisent souvent peu la BDESE, soit parce que les données présentes sont difficilement compréhensibles et exploitables ou tout simplement ne correspondent pas à leurs attentes. Il faut savoir qu’il est possible d’y remédier via un accord collectif. Il est en effet impératif que l'organisation, l'architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base de données soient tels qu'ils permettent au Comité Social et Economique et, le cas échéant, aux délégués syndicaux d'exercer utilement leurs compétences (article L. 2312-21du Code du travail).
Un accord collectif sur le thème de la BDESE peut être négocié et permet d’aménager de nombreuses dispositions.
L’accord collectif peut aménager l’organisation et l’architecture de la base de données économiques, sociales et environnementales. Il est également possible de faire évoluer les différentes rubriques de la BDESE. Le code du travail ne facilite pas la tâche :
- En effet d’un côté, l'article L. 2312-21 du Code du travail précise la liste des 8 rubriques d'ordre public que doit contenir toute BDESE :
– investissement social, matériel et immatériel ;
– égalité professionnelle ;
– fonds propres, endettement et impôts ;
– rémunérations des dirigeants et salariés dans l’entreprise ;
– activités sociales et culturelles ;
– rémunération des financeurs ;
– flux financiers à destination de l’entreprise ;
– conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.
Le code du travail précise juste que la rubrique «sous-traitance» et la rubrique «transferts commerciaux entre les entités du groupe» peuvent être totalement supprimées par accord. Nous vous conseillons de ne pas vous priver de ces informations qui permettent une meilleure vision de la situation économique et sociale de l’entreprise, à la fois par rapport aux choix de faire soi-même ou de faire faire par d’autres (= la sous-traitance) et pour ceux qui font partie d’un groupe, de voir la division du travail effectué entre les entités du groupe (= les transferts commerciaux entre les entités du Groupe). Il faut donc bien vérifier au moment de la signature de l’accord que les indicateurs prévus par les dispositions supplétives du Code du travail (art. R 2312-8 et R 2312-9 du Code du travail) n’ont pas été écartées.
- Mais de l’autre, l’article L. 2312-18 du Code du travail pose le principe selon lequel la BDESE permet la mise à disposition des informations nécessaires aux trois consultations récurrentes prévues à l'article L 2312-17 du Code du travail. Le lien n’est cependant pas direct entre ces 8 rubriques d’ordre public et les trois consultations annuelles. Il peut être opportun d’organiser la BDESE en fonction de ces trois grandes informations consultations et d’y ventiler les informations que l’on retrouvera par ailleurs dans les rubriques d’ordre public. Un tableau de correspondance entre les rubriques actuelles telles que prévues par les articles R.2312-8 du Code du travail pour les entreprises de moins de 300 salariés et R2312-9 pour les plus de 300 salariés et celles qui figurent dans l’architecture négociée peut d’ailleurs utilement être annexé aux accords.
Par ailleurs, certains documents doivent être remis par l’employeur dans le cadre des informations-consultations récurrentes, mais ils ne figurent pas dans les 8 rubriques. Par exemple, la consultation sur la politique sociale suppose que l’employeur vous remette des informations sur les modalités d’exercice du droit d’expression des salariés (article L. 2312-26 II, 8ème alinéa du Code du travail) ou encore un rapport sur le bilan de la situation générale de la santé (article L. 2312-27, 1er alinéa du Code du travail). Or, ces données ne sont pas explicitement visées dans les dispositions relatives au contenu minimal des rubriques d’ordre public de la BDESE.
Il est tout à fait possible, si vous avez pris l'habitude d'utiliser le bilan social, de créer une rubrique « bilan social » au sein de la BDESE pour vous y retrouver plus facilement, car les informations relatives au bilan social ne font plus l’objet de dispositions distinctes dans le Code du travail mais ont été intégrées et sont dispersées entre les différentes rubriques de la BDESE en vue de la consultation sur la politique sociale dans les entreprises et les établissements d’au moins 300 salariés (article L. 2312- 28 du Code du travail).
Il est tout à fait aussi possible d’inclure des données supplémentaires
Par accord collectif, il est possible d’adapter les informations contenues dans la BDESE fixées aux articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du code du travail. La négociation sera l’occasion d’ajouter des indicateurs à la BDESE en fonction de l’activité de l’entreprise.
Certaines entreprises ont fait ce choix dans leurs accords en ajoutant :
- Des informations complémentaires telles que les PV du CSE, les rapports émis par les experts choisis par le CSE réalisant des expertises en vue des consultations obligatoires, ou encore le rapport annuel du trésorier du CSE ;
- Des indicateurs spécifiques par exemple sur les affectations à l’international, les mobilités géographiques, ou les missions à l’international,…
- Les rapports RSE (rapport de responsabilité sociale de l’entreprise), les bilans carbone,… même s’il existe une rubrique « environnement » désormais dans les rubriques obligatoires de la BDESE, ces rapports n’y figurent pas forcément ;
- Les comptes rendus liés au suivi des accords (égalité professionnelle, GEPP,…) ;
- Toutes les informations transmises au CSE dans le cadre des consultations ponctuelles ;
- Tous les accords collectifs en vigueur au sein de l’entreprise,…
- Les brochures PEE/PERECO, les garanties mutuelle, prévoyance,…
Il serait bien souvent également souhaitable d’ajouter des données sur :
- Les brevets déposés, le portefeuille de marques et globalement sur tous les actifs incorporels de la société ;
- La concurrence : les entreprises achètent souvent auprès de consultants ou organisations professionnelles des études sur le marché ou des études de veille concurrentielle et/ou technologique. Les rapports des cabinets de conseil mobilisés au cours d’une année gagneraient aussi à être partagés ;
- Les études sur les rémunérations : les entreprises achètent aussi souvent des benchmarks de rémunération à des cabinets spécialisés qui pourraient être partagés dans la BDESE…
L’accord collectif peut ajouter dans la BDESE des informations relatives aux négociations sur :
– La rémunération notamment le salaire effectif, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée dans l’entreprise ;
– L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail.
Nous ferons le point dans un autre article sur les moyens pratiques d’améliorer la BDESE.
N’hésitez pas à solliciter nos conseils sur toutes ces questions liées à l’amélioration de votre BDESE.