Que faut-il négocier pour mieux utiliser la BDESE ?
Dans un précédent article, nous avons fait le point sur les moyens d’améliorer le contenu de la BDESE. Nous indiquions qu’elle est censée être utile aux membres du CSE, mais que ceux-ci utilisent souvent peu la Base de Données Économiques Sociales et Environnementales (BDESE), soit parce que les données présentes sont difficilement compréhensibles et exploitables ou tout simplement ne correspondent pas à leurs attentes. Cet article explique les causes du problème et les moyens d’y remédier en demandant des évolutions précises de la BDESE.
Depuis l’apparition d’une obligation pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés dotées d’un CSE d’en mettre en place (article L. 2312-18 du Code du travail), le marché des éditeurs de solutions de BDESE a explosé (en effet pour les entreprises de plus de 300 salariés, la BDESE doit être sur support informatique). Globalement on y trouve à la fois :
Problème, pour ces éditeurs, le « client » est souvent le service RH et non pas les membres du CSE.
Le problème est que tous ces acteurs sont partis des contraintes imposées aux employeurs pour élaborer des solutions « compétitives » en considérant que les « utilisateurs » étaient avant tout les services RH et non pas les représentants du personnel. Il en découle que la plupart des solutions visent à automatiser au maximum les process pour répondre aux contraintes juridiques, de coûts et de standardisation des données, mais pas à se placer du point de vue des utilisateurs finaux qui sont les membres du CSE (qui n’ont d’ailleurs jamais été interrogés).
Schématiquement, le processus est toujours le même : le « client » (= le service RH pour ces éditeurs) avec ces solutions proposées par les éditeurs, va déclencher chaque mois, trimestre ou année, l’alimentation pré́-automatisée d’un certain nombre d’indicateurs de la BDESE avec des données brutes provenant :
– Soit de fichiers internes ou d’extractions effectuées depuis un Système d’Information RH (SIRH), Progiciel de Gestion Intégrée (PGI), logiciel de Paie/Rh quelconque ou encore depuis les Déclarations Sociales Nominatives (DSN) édités par les sociétés comme ADP, BERGER LEVRAULT, CEGID, CIEL, EBP, HR ACCESS, INEXTENSO, NIBELIS, PAYFIT, PLEIADES, SAGE, SAP, SILAE, TALENTIA…) ;
– Soit d’une base de données relationnelles quelconque (Mysql, Sql Server, Oracle…).
Le but de l’import automatisé est de retraiter les données brutes de ces fichiers puis de les transférer dans les indicateurs des différentes rubriques de la BDESE fixées dans le code du travail.
La solution de facilité consiste ensuite à exporter ces données en tant que documents (au format PDF) dans la BDESE. Les membres de CSE n’ont alors accès qu’à des documents au format PDF classés au mieux par thèmes, rubriques ou dates. Ce que les éditeurs de solutions appellent une Gestion Électronique des Données (GED), c’est-à-dire en fait sorte de base documentaire digitalisée, où les documents PDF créés sont classés dans certains onglets de la BDESE.
Si cela peut se comprendre pour certains documents (accords signés, PV de réunions,…), pour lesquels l’exploitation est de toute façon limitée (recherche de mots clés, recherche d’une réponse à une question,….), la perte en termes d’exploitation par les membres des CSE est énorme pour toutes les données chiffrées. Les fichiers en PDF sont très difficilement transformables en fichiers Excel (surtout avec les outils destinés au grand public), les données issues de ces fichiers sont peu articulables les unes avec les autres ou cumulables et au pire certains services RH ne laissent aux membres des CSE qu’un accès en lecture seule (les documents ne sont pas téléchargeables).
La plupart des éditeurs de solutions considèrent que la BDESE ne peut pas contenir de tableurs (Excel/GoogleSheets/Sharepoint…) parce qu’il leur est avant tout impossible de gérer des droits d’accès distincts, la confidentialité, la traçabilité et bien d’autres aspects encore avec de tels outils.
Pourtant une BDESE uniquement construite comme une base documentaire digitalisée est fortement déconseillé pour plusieurs raisons :
Il est tout à fait aussi possible de faire évoluer le contenu de la BDESE
Par accord collectif, il est possible d’adapter les informations contenues dans la BDESE fixées aux articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du code du travail. La négociation peut être l’occasion d’ajouter des indicateurs à la BDESE en fonction de l’activité de l’entreprise (Cf. article précédent), mais aussi de mieux définir le format des données mises à disposition.
Nous recommandons donc aux membres des CSE de demander explicitement à leur direction de faire évoluer l’outil vers une solution mixte :
Comme nous l’avons précédemment expliqué, pour la plupart des éditeurs de solutions cela ne pose aucun problème de mener cette évolution pour les membres des CSE, ils le font déjà pour produire des tableaux de bord pour les services RH.N’hésitez pas à solliciter nos conseils sur toutes ces questions liées à l’amélioration de votre BDESE.
