Pour l’exercice de ses missions, le CSE peut être amené à collecter et traiter des données personnelles, par exemple lors de la réalisation de sondages ou lors d’inscriptions aux activités qu’il met en place pour les salariés, dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD). Par la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE), le CSE est en droit également d’avoir accès à la plupart des données de l’entreprise.
Mais le CSE est aussi en droit de demander à l’employeur de lui fournir des informations précises sur les données salariales de l’entreprise, qui ne figurent pas dans la BDESE.
Ce principe avait été rappelé dans un arrêt de la Cour de cassation du 5 décembre 2018 qu’il est important de bien comprendre.
Le CSE peut aussi mandater un expert-comptable pour accéder à des données brutes sur les rémunérations individuelles. Alors que le jurisprudence est constante sur ce point, récemment le 19 avril 2023, deux arrêts de la Cour de Cassation ont réaffirmé que l’expert-comptable du CSE peut solliciter la communication d’informations ne figurant pas dans la BDESE.
A quelles données salariales le CSE peut-il directement accéder ?
Dans l’arrêt du 5 décembre 2018, la Cour de cassation indique que l’obligation de confidentialité qui s’impose aux membres du CSE leur permet de pouvoir solliciter de l’employeur des données salariales, sans que l’atteinte à la vie privée des salariés ne puisse leur être opposée.
Cette jurisprudence est particulièrement intéressante pour les membres du CSE puisqu’elle leur ouvre l’accès à des données clés de l’entreprise pour l’exercice de leurs missions.
Consulté notamment sur la politique de rémunération de l’entreprise, le CSE doit pouvoir accéder à toutes les informations utiles, comme :
- les fourchettes de rémunération par fonction
- les évolutions salariales par fonction
- les règles de détermination du calcul du bonus annuel de performance individuelle
- les règles d’attribution des budgets par secteur.
Cet arrêt ne fait toutefois pas référence aux données salariales individuelles. Mais la question pourrait légitimement se poser si le CSE établissait le caractère indispensable de la demande pour accomplir ses missions. Ce point ne semble pas avoir été tranché par la Cour de cassation à ce jour.
Dans tous les cas, le recours à l’expert-comptable peut permettre d’y accéder et répondre ainsi à la problématique.
Quel type de documents l’expert-comptable du CSE peut-il solliciter ?
Le CSE peut se faire assister par un expert-comptable, notamment dans le cadre de l’une des trois consultations annuelles, comme celle sur la politique sociale de l’entreprise, des conditions de travail et de l’emploi. Le recours à cette expertise est à la charge financière de l’employeur (c’est le CSE qui doit mandater l’expert-comptable selon une procédure spécifique mais c’est l’employeur qui va payer les honoraires).
Pour ses missions, l’expert-comptable est en droit de solliciter la production de tout élément d’ordre social, économique, financier ou environnemental, qu’il juge nécessaire à l’analyse des données de l’entreprise.
Ce peut être des informations portant sur :
- l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes
- la politique de recrutement et des modalités de départ (notamment rupture conventionnelle et licenciements pour inaptitude)
- la durée du travail et les congés
- l’emploi des travailleurs handicapés
- le programme de formations
- l’évolution de l’emploi dans l’entreprise (CDD, CDI, contrats d’apprentissage…)…
Il peut demander des éléments qui ne figurent pas dans la BDESE, dans la mesure où ces éléments sont nécessaires à sa mission, sans que l’employeur ne puisse lui opposer leur caractère confidentiel, l’expert-comptable ayant un devoir de discrétion et tenu au secret professionnel.
La seule limite est que l’expert-comptable ne peut pas solliciter de documents qui ne sont pas préexistants, comme la rédaction de notes de synthèse ou la création de supports facultatifs pour l’entreprise.
Dans le cadre de l’analyse de l’évolution de l’emploi, des qualifications et de la rémunération des salariés dans l’entreprise, l’expert-comptable peut donc réclamer des éléments bruts, pris à la source, sur la rémunération individualisée, ou les déclarations sociales nominatives, comme la Cour de cassation a pu le rappeler le 23 mars 2022.
La possibilité de recours à l’expert-comptable est un atout pour le CSE.
L’entreprise a-t-elle l’obligation de fournir les éléments demandés par les membres du CSE ?
Les membres du CSE (tout comme l’expert-comptable) étant tenus à une obligation de confidentialité, la Cour de cassation rappelle que le respect de la vie privée des salariés n’est pas un obstacle à une transmission des informations au CSE, si deux conditions sont réunies :
- le motif de la demande est légitime : ce peut être par exemple à des fins de vérification par le CSE des positionnements salariaux sur les minimas conventionnels, l’application de l’égalité salariale entre les femmes et les hommes, l’utilisation réelle de l’enveloppe négociée pendant les NAO...
- les éléments demandés sont nécessaires à l’exercice des droits du CSE : la finalité pour laquelle les données ont été recueillies doit être strictement respectée et ne pas servir à d’autres fins.
Si l’employeur ne transmet pas les informations demandées, ou conteste la légitimité du motif ou le caractère nécessaire pour l’exercice des droits du CSE, ce dernier pourra saisir le tribunal judiciaire pour demander la transmission des éléments manquants et la prolongation du délai de consultation.
Le droit d’accès du CSE aux données salariales et le recours à l’expert-comptable dans le cadre des consultations annuelles sont des éléments essentiels dans l’exercice des missions du CSE.
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