Dans le monde professionnel, la communication interne joue un rôle essentiel pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et la circulation des informations entre la direction et les salariés. Les termes note d’information, note de service, note interne, note de l’employeur ou encore note d’instruction sont souvent employés de manière interchangeable. Ils désignent tous un document émis par la direction de l'entreprise et destiné exclusivement à un usage interne.
Le choix du terme peut varier en fonction de la culture d’entreprise ou de la taille de l’organisation, mais dans tous les cas, il s’agit de :
- Un document officiel à usage interne ;
- Un moyen de transmettre des informations importantes ou des directives précises ;
- Un support pour informer de modifications organisationnelles, de nouvelles procédures, de politiques internes, ou encore pour rappeler certaines règles en vigueur (par exemple, des consignes à respecter) ou annoncer des événements internes (comme une réunion).
Ces notes peuvent être adressées à l’ensemble du personnel ou à certains services spécifiques. Leur objectif principal est d'assurer une communication claire et cohérente au sein de l'organisation.
Les deux outils les plus courants pour formaliser cette communication sont la note d’information et la note de service. Bien que souvent confondus, ces deux documents ont des finalités et des implications juridiques différentes.
Cet article propose de clarifier ces distinctions et d'aborder également les enjeux liés à l'information préalable du CSE.
1) Définition de la note d’information et de la note de service
La note de service est un document émis par l'employeur pour fixer des consignes précises, des directives obligatoires ou des règles de comportement à respecter par les salariés. Elle peut concerner l’organisation du travail, des changements dans les conditions de travail ou la mise en œuvre de nouvelles procédures internes. En d'autres termes, la note de service a un caractère impératif et impose des obligations aux salariés.
- Exemples de notes de service : changement des horaires de travail, consignes de sécurité, nouvelles règles relatives à l’usage du matériel informatique.
La note d’information, quant à elle, est un document à caractère purement informatif. Elle a pour objectif de transmettre des informations générales aux salariés sans imposer de nouvelles règles ou obligations. Elle n'a donc pas la même portée que la note de service et ne crée aucune obligation de conformité.
- Exemples de notes d’information : annonce d’un événement interne, présentation d’un nouveau collaborateur, rappel des dates de fermeture de l’entreprise.
2) Les implications juridiques : le lien avec le règlement intérieur
Conformément à l'article L.1321-1 du Code du travail, un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés et doit préciser certaines règles concernant la discipline, la santé et la sécurité.
Pour être valide, un règlement intérieur doit être soumis au Comité Social et Économique (CSE) avant sa mise en place, en vertu de l’article L.1321-4 du Code du travail. Il doit également être affiché dans l'entreprise et transmis à l'inspection du travail. Bien que l’avis du CSE ne soit pas contraignant pour l’employeur, en cas de manquement à l’obligation de consultation, il est inopposable aux salariés.
La note de service peut, dans certains cas, avoir une portée similaire à un règlement intérieurlorsqu’elle fixe des règles de comportement ou des consignes impératives. Dans ces cas-là, elle s’adjoint au règlement intérieur et est donc soumise aux mêmes règles de mise en œuvre.
Si toutefois la note de service se borne à rappeler des dispositions législatives, réglementaires ou déjà mentionnées dans le règlement intérieur, elle ne constitue pas une adjonction et n’est pas soumise à la consultation préalable du CSE.
Il est donc important que les notes de service ne contournent pas les règles de mise en place du règlement intérieur.
3) Quel rôle pour le CSE dans la diffusion des notes de service ?
Pour savoir si le CSE doit être informé en amont de la diffusion d’une note de service, il faut s’interroger sur la portée de la note. La note d’information, en tant que document purement informatif, n’a pas besoin d’être soumise au CSE en amont, sauf si elle concerne des sujets qui relèvent des prérogatives consultatives du CSE.
Si la note de service modifie des éléments touchant à l’organisation du travail ou aux conditions de travail (horaires, mesures disciplinaires, restructuration, etc.), ou si elle touche aux domaines déjà régis par le règlement intérieur, le CSE doit être consulté préalablementen vertu de l’article L.2312-8 du Code du travail.
En effet, toute modification des conditions de travail, lorsqu'elle est fixée par voie de note de service, doit respecter le rôle consultatif du CSE.
Par contre, les organisations syndicales n'ont pas nécessairement à être informées en amont de la publication d'une note de service, sauf si celle-ci touche à des accords collectifs ou à des éléments de négociation qui les concernent directement.
En cas de litige entre un employé et l'employeur, les notes de service peuvent être utilisées comme preuve pour démontrer des directives communiquées aux employés. Il faut pour ce faire qu’elles soient claires et conformes aux réglementations applicables.
4) Quelle est la position de la jurisprudence en matière de consultation du CSE sur les opérations relevant du cadre d’une note d’information ?
La jurisprudence et les règles en matière d'information et de consultation du CSE sont claires : toute opération majeure susceptible d'avoir un impact sur l'organisation de l'entreprise ou sur sa situation économique, comme une fusion, un rachat ou une offre publique d'achat (OPA), doit faire l'objet d'une consultation préalable du CSE avant toute annonce publique.
Cela permet aux représentants du personnel d’avoir les informations nécessaires pour protéger les intérêts des salariés avant que la manœuvre ne soit rendue publique. Ne pas le faire expose l'employeur à des sanctions et peut constituer un délit d'entrave.
Un exemple emblématique est l'affaire Veolia/Suez. Dans ce cas, les CSE de Suez ont saisi le tribunal pour exiger d’être consultés avant qu'une participation minoritaire significative ne soit acquise par Veolia, en vue d’une future OPA. Les tribunaux ont confirmé que la transparence et l'obligation de consultation du CSE priment, même avant des étapes cruciales de l’opération comme le dépôt officiel de l'OPA. L'annonce publique d'une opération d'acquisition ou de fusion avant d’avoir consulté le CSE constitue donc un manquement grave aux obligations légales.
5) Communication des notes d’information aux salariés : quelle priorité pour le CSE ?
Si le CSE doit donc être consulté avant la mise en place d’une note de service lorsqu’elle modifie les conditions de travail des salariés, qu’en est-il de la diffusion des notes de service plus générales ?
Le Code du travail ne prévoit pas une obligation systématique d’informer le CSE en amont de chaque note de service.
Toutefois, il est recommandé, pour garantir une bonne communication interne et éviter les conflits sociaux, d’associer le CSE dès que la note impacte directement les salariés, même si cela ne relève pas d'une obligation légale stricte.
Le CSE a un rôle fondamental dans la consultation et l'information sur la marche générale de l’entreprise, comme le prévoit l’article L.2312-8 du Code du travail. Cela inclut toutes les décisions importantes qui impactent les conditions de travail des salariés, la politique sociale ou encore les modifications majeures dans l’organisation de l’entreprise.
Ainsi, si une information importante doit être transmise à l’ensemble des salariés et qu'elle impacte l'organisation ou les conditions de travail, elle doit d'abord être portée à la connaissance du CSE.
Par exemple, si la direction décide de réorganiser un service ou de modifier les plannings de travail, elle ne peut pas se contenter de diffuser une note d’information directement aux salariés. Une telle décision entre dans le cadre des consultations obligatoires du CSE, qui doit être informé avant la diffusion de l’information aux salariés.
Ne pas informer le CSE en amont pourrait constituer un manquement à l’obligation de consultation et être considéré comme un délit d’entrave, selon l’article L.2317-1 du Code du travail.
Par ailleurs, le CSE est autorisé à afficher dans l’entreprise ses propres informations (activités, dates des réunions, santé et sécurité au travail, notes d’information liées aux négociations et aux relations sociales au sein de l’entreprise…)
Ce qu’il faut retenir :
La note de service et la note d’information n’ont pas la même portée juridique. Alors que la première impose des directives et modifie potentiellement les conditions de travail, la seconde se contente de transmettre une information. Le CSE doit donc être consulté en amont de la diffusion de notes de service qui modifient les conditions de travail, mais il est aussi essentiel que les informations importantes sur la gestion de l’entreprise lui soient transmises avant d’être communiquées aux salariés sous forme de notes d’information. Une bonne gestion de ces outils de communication permet d’assurer un dialogue social fluide et de respecter les obligations légales envers le CSE.
CE Expertises, cabinet d’expertise comptable spécialiste du CSE, peut vous accompagner dans l’analyse du traitement de l’information au sein de votre entreprise, et le bon respect des consultations obligatoires selon les thématiques visées. Contactez-nous pour en discuter !
Pour aller plus loin :
- Le délit d’entrave du CSE : quand et comment réagir ?
- Quelles sont les 3 consultations annuelles obligatoires du CSE ?
- Tout savoir sur la consultation sur la situation économique et financière
- Tout savoir sur la consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi
- Tout savoir sur la consultation sur les orientations stratégiques